从8月29日开始，西班牙代表团分4个批次陆续抵达杭州。接待小组迎来了实战。

　　出入境时，人和行李是分开的。9月4日11时，西班牙代表团主团飞机落地。外方护照官将所有护照交给接待小组机场联络员林强，请他协助办理人员出入境手续。一一核对后林强发现少了一本。一名年纪较大的西班牙外宾很歉意地告知，他的护照不见了。怎么办？没有护照不能入境。陆佩军立即向有关部门报告，在得到外交部许可后，指示林强主动联系西班牙驻上海总领事馆请求帮助。不巧的是9月4日是周日，西班牙驻上海总领事馆休息。经过协商，总领事当天加班办好了临时护照，并亲自乘坐高铁于当晚9点多送到杭州。林强接到护照后，马不停蹄赶去机场盖上了入境的印章。

　　接外宾有惊无险。接行李则是规矩多多。西班牙代表团的行李中有申请过免检的一些特殊器材，得享受特殊待遇。处理稍有不慎，可能会影响外交关系。为此，负责行李接送的吕飞龙与机场、海关、边防、检验检疫等相关部门多次沟通、确认，以确保特殊物品安全进出关。“接首相那天，8点半到机场，把所有行李搬上车，离开时已近下午2点。”吕飞龙说，在这五六个小时中，他们都不敢喝水，生怕中途上厕所影响了工作。

　　酒店入住、人员接送、车辆联络、就餐提醒、领取发放文件资料……接待小组的工作琐碎而繁重：杨中宝负责落实安保；每一次踩点、接洽，少不了李诗越提供精准翻译；孕妈陈玮伟承担了繁琐的证件办理工作；郏文敏陪同中国驻西班牙大使参会、考察；潘磊把每一份会议资料安全送到每一位外宾手上；两位驾驶员顾军民、黄德明随时待命，经常半夜接送，连正常的饭点都不能保证。

　　在正式会议、晚宴、双边会谈等十数次活动的礼宾会务工作中，留给接待小组的缓冲时间往往只有短短几分钟、甚至几秒钟。“会议一结束，首相一动身，保障工作必须几秒钟内迅速跟上，确保准确无误。”胡柯告诉记者，外事工作无小事，必须有着更精心、更专业、更细致的工作作风。

　　盛会的背后是无数具体而微小的事务。正是每个完美的细节，才成就了一次圆满的峰会。在两个半月的执行任务过程中，组长董建伟再三要求大家，要有荣誉意识、责任意识、担当意识，工作中要讲纪律规矩、注重细节、加强协作配合。“我们这个临时团队不负众望，各项工作做到了无缝对接。”