■徐新琴

　　随着信息化技术的进一步发展，交通行业传统档案管理工作面临着新的挑战。只有与时俱进，才能适应新形势，开创新局面。因此，积极探索新形势下交通行业档案数字化管理及应用具有十分重要的现实意义。

　　一、交通行业档案数字化管理的内涵

　　在日常工作中形成的音像、图片、文字，及依附其他载体存在的档案信息资源数量庞大，传统的管理方式已经难以满足人们对档案信息的查找需求，这会给档案管理和利用带来难题：一方面，随着档案信息数量的增大，安全存储实物档案信息要耗费大量的人力物力和财力；另一方面，档案信息的实物形式限制了其流通效率，使其得不到有效利用。数字化管理系统实际上就是一个电子精选公文范文管理资料信息数据库，存储信息多，便于网络应用系统采集、处理、存储、归档，也利于多媒体信息的组织、发布、利用和管理，提高了档案利用率，档案系统和办公自动化系统的无缝衔接，可以实现快速检索、异地传输、远程利用，易于进行复制、更改等操作。极大地提高了档案信息的易用性，为档案信息价值的充分发挥创造便利条件，为更多用户提供更及时、更满意的服务。

　　二、建设档案数据库，发挥档案基础功效

　　交通行业档案数量多，管理任务较繁重。加快档案数据库的建设步伐，可以从根本上解决档案重复记录带来的麻烦，最终达到发挥好档案基础功效的目的。

　　档案数字化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。近年来，开化县交通部门投入近20万元，添置了服务器、计算机、数码照相机、复印机等数码设备，极大地完善了数据库硬件设施，使得档案管理工作朝着规范化、标准化方向发展。

　　在数据库档案管理系统构建中，档案信息质量和数据质量有着直接联系。因此，开化县交通部门要求档案管理部门必须做到数据格式标准化，包括一要制定目录规则和细则；二要掌握标引工具运用并熟悉档案；三要对获得的数据进行多次审校等。对重要、珍贵、易损、利用频率高的纸质档案进行数字化着录标引，确保归档，使电子文件真实、完整、有效。

　　三、提升档案管理数字化水平，实现电子化信息查询

　　近年来，为全面提高档案管理数字化水平，发挥资源作用，增强查询、调取利用率和卷宗索引的准确性，交通行业加快推进档案数字化进程，推动纸质、电子档案“双保险”管理模式。在离职人员档案移交、新进人员档案接收等人事档案管理工作中，开通档案电子化信息查询，结束了手动翻阅纸质档案的历史。这些成绩的取得与大力推进档案数字化建设密不可分。

　　档案数字化建设涉及网络、计算机等诸多技术，是一项技术含量较高的综合性信息工程。所以，应从三方面切实推进档案管理数字化水平提升。一是建立安全可控的信息系统，提高网络信息安全。建立安全可控的信息系统，可以确保数字档案信息资源的可靠可信。目前基于档案数字化建设需要，档案管理数字化构建了局域网、政务网、因特网3条运行通道，严格执行三网隔离，局域网与政务网、局域网与因特网实施物理隔离，政务网与因特网实施逻辑隔离，保证信息与网络安全。二是积极推进数字化档案管理，实现政务服务“一网通办”。随着无纸化办公日益普及，越来越多的文件材料以电子形式单独归档。开化县交通部门在档案版本更新、退休人员档案审核等工作中，实现电子化信息查询，为档案数字化管理奠定基础。三是加大数字资源核查力度，确保数字档案质量。每年初，要对当年退休人员的出生时间、参加工作时间等进行审核，对人事档案中存在的材料缺失等问题进行及时处置。

　　四、完善制度管理，构建档案数字化服务体系

　　随着信息化程度逐步提高，档案管理工作也正在发生深刻变化。制定数字化管理规章制度是必要条件。根据数字档案特点，制定特定的、完整的、符合实际需要的管理规章制度。例如，文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效保障数字化档案建设安全、有序地开展。近年来，开化县交通部门建立健全电子文件归档管理制度、移交管理制度、安全保密制度、网上查询利用制度、数据管理维护制度、销毁制度、网络设备维护使用制度和档案数字化技术标准等。在实际工作中，要严格执行档案工作的各项规章制度，保证档案数字化工作的有序开展。同时，要加大工作人员的教育培训力度，做好与档案数字化工作相关的法规、制度的宣传。

　　加强计算机信息系统的安全管理，设置专人负责（兼职），做到专人专机专用，数据的导入导出使用专门的移动存储设备，从源头上防止病毒侵入和数据丢失。

　　五、档案数字化建设中面临的困难和问题

　　随着“物联网”“云计算”“大数据”的出现，档案数字化管理在技术手段、观念意识、体制建设等方面，都面临着全新的挑战。档案管理者应该从实践工作中找到解决方案，使信息技术在档案管理中发挥更好的作用。　 

　　1. 由于交通行业开展档案数字化管理工作的时间不长，相关技术还不成熟，档案管理人员结构老化，专业人才严重缺乏，急需专业网络、数据库维护人员和专业计算机操作人员加入，共同加强档案信息化建设与管理。 

　　2. 档案工作人员对开展档案信息化建设的重要性认识不足，对开展这项工作的目标还不十分明确，资源共建与共享意识薄弱，缺乏宏观规划和管理，局限于档案资料的贮存、管理。 

　　3. 档案门户网站建设还处于起步阶段。档案网站建立在一定意义上流于形式，公布的内容不能完全体现档案工作特色，无法满足大家查阅档案信息的需求。

　　针对上述出现的各种问题，笔者认为交通系统档案管理应采取如下几方面的解决措施:

　　1. 建立健全现代档案数字化管理制度。如档案工作制度、档案信息管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，实现档案数字化管理的规范化与标准化。

　　2. 树立安全保密意识。电子档案若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，要采取有力措施，防止病毒侵入。

　　3. 强化现代档案数字化管理标准化建设。在数字化建设过程中，相关部门领导应提高认识，聘请专家，对管理系统的构建制定详尽计划。按照行业化标准，对档案数字化管理系统进行科学合理构建，积极开展数字化档案系列软件的推广和应用。

　　4. 除了基础设施外，档案数字化建设还有赖于综合素质高、业务能力强的档案管理人才。档案工作人员不仅要学会基本的档案管理常识，还要掌握计算机操作等方面的技能。因此，要加强对档案工作人员的培训，提升其专业素质。

　　（作者单位：开化县公路港航与运输管理中心）